Dentro de cualquier empresa es vital planificar y gestionar los proyectos adecuadamente. Sabemos que cuando existen objetivos y varias personas involucradas, la organización del tiempo y de la información es clave para que todas las tareas se lleven a cabo en los plazos requeridos y de la mejor manera.
En esta oportunidad, queremos presentarte una de las herramientas digitales más útiles a la hora de llevar a cabo cualquier tipo de proyecto dentro de tu negocio. Se trata de un programa CRM (Customer Relationship Management) que sirve para recopilar, analizar y gestionar datos sobre tus clientes, para luego obtener información relevante al respecto.
Aunque estas herramientas se centran en la interacción de tu cliente con tu empresa y en sus características, también integran funciones de planificación y gestión de proyecto. Te ayudarán a diseñar estrategias de marketing mucho más eficientes, así como también hacer un buen seguimiento y monitoreo de cualquiera de tus campañas.
Un CRM para la gestión de proyectos ofrece soluciones en diferentes áreas administrativas de cualquier negocio:
- Planificación
- Facturación de Contratos
- Contabilidad
- Utilización de Recursos
- Información de Rentabilidad
Sigue leyendo y conoce aquí todas las ventajas que obtendrás utilizando un CRM para la gestión de proyectos.
Mantén tus reuniones y citas bajo control
Con este tipo de herramientas puedes representar de forma clara todas las tareas que pertenecen a un proyecto determinado. Un CRM incluye un esquema de planificación en donde puedes implementar alertas y recordatorios para mantener un mejor control de aspectos como:
- Fechas
- Citas
- Reuniones
- Tareas
- Documentos
- Registro de llamadas telefónicas
Establece un seguimiento de tus actividades
A través de un CRM puedes visualizar tus proyectos mediante un esquema en donde es posible agregar prioridad a cada actividad. Así sabrás a qué debes prestar atención y cómo va evolucionando cada tarea. Muchos errores en la ejecución de proyectos pueden evitarse si se pone atención en la ejecución y se detectan o previenen acciones que puedan perjudicar.
Puedes clasificar las tareas como “pendientes”, “en curso” o “finalizadas”, por mencionar algunos ejemplos. Sin embargo, estas herramientas te permitirán añadir todas las etiquetas que necesites para clasificar cada grupo de actividades.
Facilita el trabajo en equipo
A la hora de llevar a cabo un proyecto en equipo, es súper importante que la información se actualice en tiempo real y sea accesible a todos los miembros. Las herramientas CRM funcionan como una base de datos centralizada a la que puedes acceder de forma remota. Esto quiere decir que todos los miembros de tu equipo de trabajo pueden iniciar sesión desde sus dispositivos móviles.
Tan solo harán falta un par de clics para verificar los cambios y actualizaciones realizados por el resto de los miembros del equipo. Además, las herramientas de CRM para la gestión de proyectos incluyen un servicio de mensajería interna para que todos los empleados se comuniquen. Esto permite que un equipo de trabajo no dependa de un lugar físico o de un horario de oficina para tener una visión global de cada proyecto.
Permite gestionar tus tiempos y gastos
Las herramientas CRM permiten establecer y monitorear presupuestos para cada proyecto, gestionando el tiempo en el que deberían cumplirse y los gastos en los que incurrirás. Esto también ayuda a mantener un control del manejo de los recursos, permitiendo identificar aspectos que se puedan mejorar.
Comparte Documentos de forma fácil y rápida
Un aspecto muy importante a la hora de gestionar un proyecto es documentar los avances del mismo y respaldarlo en cada una de sus fases. Probablemente necesites compartir presupuestos, facturas, recibos, comprobantes de pago, o incluso cualquier comunicación con tus clientes. Con un CRM esta tarea es muy fácil, ya que con un par de clics puedes adjuntar archivos a los que todos tendrán acceso.
De esta forma, se garantiza el respaldo de archivos en la nube, evitando depender de un dispositivo en particular, lo cual protege la información en caso de cualquier eventualidad. Esto también hace que todos los miembros del equipo puedan hacer frente a cualquier incidencia, al poder ubicar fácilmente cualquier archivo.
Facilita la creación de reportes e informes
Las herramientas de CRM para la gestión de proyectos permiten crear informes y reportes automáticos con base en toda la información recopilada y documentada. Esto ahorra muchísimo tiempo, ya que una tarea que antes era manual, ahora puede ser programada a fin de mes o cada semana para evaluar y monitorear los avances de cada actividad.
Los CRM para la gestión de proyectos facilitan una comunicación multicanal entre todos los miembros de la empresa. Además, el hecho de mantener la información al día, permite a los jefes de proyecto accede a informes automáticos sobre los avances en cada actividad.
Este control en la información también genera filtros que aseguran que el resultado terminado esté correcto y contenga información fiable para el cliente y los trabajadores. Gracias a estos procesos de evaluación se minimizan los errores manuales que perjudican no solo el proyecto como tal sino tu reputación como marca y la relación con tus clientes.
De igual forma, a la hora de establecer cualquier reunión, contarás con todos los recursos a mano para analizar tus resultados y tomar las mejores decisiones de negocio en compañía de tu equipo de trabajo.
Las funciones de un CRM para la gestión de proyectos además de automatizar procesos administrativos, nos permiten mantenernos al tanto del manejo de nuestros recursos. La clave de estas herramientas para aumentar la productividad en la gestión de proyectos radica en el tiempo que nos permiten ahorrar.
Además, sus funciones de medición, análisis y seguimiento nos permiten obtener conclusiones útiles a partir de datos que normalmente consideraríamos irrelevantes. Todas estas funciones se desarrollan alrededor de la información que los empleados introducen en el sistema y aquella que tus clientes comparten interactuando con tu marca.
Si tu empresa saca provecho de esta información y la integra a las diferentes fases de cada proyecto, será capaz de ver cómo sus campañas influyen en el comportamiento de los clientes y en las ventas. De este modo, es mucho más fácil aplicar las correcciones necesarias.
