¿Cómo redactar e-mails profesionales?

Como ya hemos hablado en otros posts, el entendimiento, la empatía y la buena comunicación entre cliente y freelancer son claves para llevar la relación laboral a largo plazo. Muchos detalles de redacción y estructura pueden jugar a favor o en contra y ser determinantes (para bien o para mal). Existen entonces algunas consideraciones básicas que te recomendamos tener en cuenta al momento de enviar un e-mail a tu cliente. Veamos las más relevantes:

Presta atención a la ortografía y gramática

Empecemos por la base, escribir correctamente. Si en el ámbito personal resulta muy chocante recibir un mail que contiene errores (y hasta veces, horrores) de ortografía, ¡cuánto más lo será en el ámbito profesional! Es algo esencial que no debes descuidar. Si tienes dudas acerca de cómo se escribe una palabra, chequea en un diccionario. Si no estás seguro si determinada palabra se escribe de una u otra manera por el contexto, consulta. Seguramente estarás más que acostumbrado a investigar online y usar la web como aliado infalible  (además, todos tenemos algún amigo experto en estos temas que pueda orientarte). Por supuesto también puedes recurrir a los correctores automáticos, pero atención que no siempre son precisos.

Organiza contenidos

Es importante que el contenido del e-mail esté organizado y que siga una lógica. No mezcles toda la información, más bien trata de separarla por conceptos. Recuerda que tu objetivo es que el mensaje sea claro. Si vuelcas todas tus ideas tal como están cruzando tu mente seguramente el resultado no sea bueno. Organiza la información por secuencia, así como cuando se escribe una historia: introducción, desarrollo y final. Cuando aplique, no descartes la utilización de viñetas o numeraciones para darle un orden y estructurar contenidos.

Procura que las frases sean simples y concretas

Decorar las frases con palabras rebuscadas y abusar de recursos estilísticos no es lo recomendable. Lo que queremos siempre es que el mensaje llegue con precisión y por supuesto que sea entendible. Para lograrlo debes utilizar una redacción simple y concreta. Siempre que sea posible deberías evitar las frases largas (es preferible que las separes en varias, a que abuses de comas y conectores).  También es importante que conceptualices las ideas principales y las expreses de la forma más clara y puntual posible.

No descuides el estilo

Como premisa fundamental, un cliente no es un amigo. ¡Puede llegar a serlo a futuro! ¿Por qué no?  Pero en principio pensemos que la relación es profesional y que el trato debe reflejarlo. Con esto no estamos diciendo que tu estilo deba ser protocolar ni mucho menos, pero sí que siempre mantengas el respeto y el profesionalismo. Al principio es probable que el trato sea más formal (dependerá de cada persona) pero a medida que la confianza y el vínculo se consoliden seguramente habrá más informalidad en la comunicación. Como recomendación general te sugerimos ir adaptándote al estilo del cliente.

No abuses de los emoticones

Hoy por hoy los emoticones son un recurso muy utilizado en todas las comunicaciones digitales, pero tampoco habría que abusar de ellos cuando de mails laborales se trata. Por supuesto todo dependerá de la confianza y el tipo de relación que lleves con tu cliente, pero en general no es recomendable sobrecargar el mensaje con sonrisas, guiños o caritas de “confundido”. Lo ideal sería que reformules la frase para expresar exactamente la idea (y emoción) que quieres transmitir. Lo bueno de los emoticones es que –siempre dependiendo del contexto y tipo de relación– agregan una cuota de naturalidad y “complicidad”.

Haz una revisión general

Antes de presionar el botón de “Enviar” revisa en detalle todo el texto: analiza si es claro, coherente, si sigue un orden y si es fiel a los que quieres transmitir. También será tu segunda chance de contemplar ortografía y puntuación, detalle no menor , concéntrate y léelo de corrido para ver si fluye en contenido.