Encontrar suficiente tiempo es un desafío para muchos propietarios de pequeñas empresas. Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo , especialmente cuando estás usando muchos sombreros diferentes y asumiendo muchos roles diferentes. No solo es frustrante, sino que también puede ser estresante sentir que está saltando de una tarea a otra y nunca tachando cosas de su lista.
Sin embargo, hay esperanza. Puede desarrollar un método para administrar su tiempo estableciendo metas, planificando actividades, priorizando y confiando en otros para completar las tareas. Si puede hacer esto, puede aumentar la cantidad de tiempo que tiene durante el día.
Fijar metas
La base de una buena gestión del tiempo es saber hacia dónde se dirige y cómo llegar allí. Establecer objetivos puede ayudarlo a crear un plan para guiar su negocio hacia donde desea que esté.
Es difícil lograr algo sin metas específicas, mensurables, alcanzables, realistas y con plazos determinados ( SMART ). Cuando se trata de la gestión del tiempo, la productividad y el logro de metas, trabajar para lograr las pequeñas metas a corto plazo es lo más importante.
Puede comenzar dividiendo sus metas a largo plazo en metas mensuales y luego dividirlas aún más en metas semanales y diarias. Tus objetivos para cada día te ayudarán a establecer un objetivo y medir cuándo lo has alcanzado con éxito.
Planifique sus actividades
Planifique el mes, la semana y los días en función de las metas que se haya fijado y del trabajo que debe realizar. Es posible que deba realizar anotaciones en el libro todos los días, así que planifique ese tiempo. Planifique sus sesiones de retroalimentación con los empleados con anticipación. Planifique el tiempo para todo lo que necesita hacer.
La forma más eficaz de planificar sus actividades mensuales es planificar el tiempo para su planificación. Use este tiempo de planificación para verificar sus indicadores de desempeño mensuales , verificar si hay empleados que deben recibir una sesión de retroalimentación y buscar oportunidades comerciales que pueda considerar.
Si ha establecido metas mensuales para su negocio, trabaje hacia atrás desde la fecha en que desea que se cumplan las metas. Planifique algunos puntos de control para las tareas que deben completarse para alcanzar las metas.
Priorice los puntos de control por subtareas que deben completarse; por ejemplo, si la tarea A necesita que se complete la tarea B, planifique las actividades necesarias para la tarea B al final de la primera semana para que la tarea A pueda completarse al final de la segunda semana. Haga esto para todas sus metas semanales, mensuales y semestrales.
Al crear un plan para guiar a sus empleados y a usted mismo hacia sus objetivos más pequeños, crea un camino hacia el logro de objetivos más grandes. Comunique sus planes y metas a sus empleados. Quieres que comprendan dónde quieres estar. Incluso puede recibir algunos comentarios de ellos que podrían ser beneficiosos para lograr sus objetivos.
Elija un sistema y confíe
Hay muchos sistemas de productividad y administración del tiempo, que incluyen software específico, aplicaciones en línea e incluso filosofías generales. Realmente no importa qué sistema o enfoque use, solo que es algo que compra, comprende completamente y se mantiene al día.
Si tiene dificultades para encontrar un enfoque de la administración del tiempo con el que pueda comprometerse por completo, intente combinar las ideas de algunas filosofías diferentes para crear la herramienta perfecta de administración del tiempo y productividad para usted.
Todas las herramientas y la planificación no le servirán de nada si no cumple con su plan. Esta es la parte más difícil de administrar su tiempo: obligarse a realizar las tareas que planeaba hacer. Es posible que algunos días no pueda lograr algo en el momento planificado.
Hay algunas formas de asegurarse de cumplir las tareas que se escapan y todo lo demás que planeaba hacer. En su plan, reserve un tiempo cada día para ponerse al día con las tareas que se retrasan. O puede quedarse más tarde de lo habitual y asegurarse de que terminen.
Un beneficio de planificar algo de tiempo para ponerse al día: si está al día o no se le ha pasado ninguna tarea, puede tomar un descanso o ir a hablar con sus empleados. Un jefe que se detiene a charlar es un gran motivador.
Si todas las tareas que tienes que realizar son bolas, eres el malabarista. Tienes bolas de cristal (prioridad alta, tareas que no puedes dejar) y de goma (prioridad más baja, tareas que puedes dejar). Deje caer los incorrectos y se rompen. Los de goma rebotan y sigues haciendo malabares. Es posible que desee priorizar sus tareas.
Conozca sus prioridades
Es posible que no lo haga todo todos los días. La mayoría de nosotros siempre tendremos algunos artículos sobrantes todos los días que no terminamos. Puede pensar en establecer una lista de tareas prioritarias, o al menos saber cuáles puede descartar.
Para evitar que se le caiga una bola de cristal, tómese el tiempo para aclarar cuáles son sus prioridades y programe el tiempo para hacer sus tareas más importantes cuando sea más productivo. O, como se mencionó anteriormente, use el tiempo planificado previamente para ponerse al día.
Encuentre su zona de productividad
Algunas personas son más productivas a primera hora de la mañana, cuando sus mentes están frescas y antes de que los demás estén completamente despiertos. Algunas personas prefieren profundizar en el trabajo importante al mediodía, cuando su ímpetu es acelerado, y aún así, otros son noctámbulos que dejan el trabajo más importante para el final del día, cuando las ideas y conceptos han tenido tiempo de asentarse.
Puede reducir el tiempo que le toma completar su trabajo identificando cuándo trabaja mejor, es más productivo y planifica su trabajo más importante para ese tiempo. Puede aumentar su productividad aún más si puede reducir las distracciones e interrupciones durante este tiempo de trabajo concentrado.
Seguimiento de su tiempo
El seguimiento del tiempo con una herramienta de seguimiento del tiempo dedicada puede ser una excelente manera de administrar el tiempo, incluso cuando no es necesario realizar un seguimiento del tiempo dedicado al cliente o al trabajo facturable.
El seguimiento de su tiempo a lo largo del día puede ayudarlo a aumentar la productividad de dos maneras. Primero, puede mantenerlo enfocado en la tarea en la que está trabajando en ese momento.
En segundo lugar, el seguimiento del tiempo puede brindarle una imagen de exactamente dónde se está gastando su tiempo. Si nunca ha hecho esto antes, es revelador y proporciona información valiosa sobre cómo gasta su tiempo.
Si es honesto al documentar su tiempo y actividades, podrá identificar algunas fortalezas, debilidades y cuánto tiempo realmente dedica a las tareas.
Delegar
No hay nada de malo en pasarle la pelota a otra persona. Cuando tenga más en su plato de lo que puede manejar, podría ser el momento de delegar . Una buena forma de empezar a delegar es determinar qué tareas puedes traspasar que no son esenciales para ti personalmente.
Luego, identifique a un empleado capaz de realizar la tarea y asegúrese de estar informado sobre los resultados.
Un pensamiento final
No siempre es fácil delegar si estás acostumbrado a hacer malabares con todo tú mismo. Sin embargo, si planifica sus actividades, se adhiere al plan (dentro de lo razonable) y encuentra a las personas adecuadas para delegar tareas, de repente tendrá más tiempo.
Fuente: thebalancesmb.com
