Cada vez es más tiempo común la adquisición de un CRM en las empresas que quieren implementar nuevas estrategias, que optimicen el y mejoren la efectividad en ventas. 

Sin embargo, en algunos casos se pueden encontrar ciertas experiencias dentro de las empresas que acogen esta herramienta, puesto que desde el inicio están seguros y convencidos de que es una poderosa solución pero tristemente, después de la implementación, el resultado del retorno de la inversión (ROI) no es el esperado.

¿Por qué sucede esto?

Lamentablemente el 71% de los representantes de ventas dicen que dedican demasiado tiempo a la entrada de datos por lo cual dejan de lado la herramienta. Sin embargo, el 29% restante no se quedaron enfrascados en el cargue de datos, sino que avanzaron en la amplia gama de opciones y posibilidades que podrían lograr con esta herramienta comercial.

De acuerdo a la amplia trayectoria de software de ventas, se han analizado al interior de esta compañía, las diferentes causas y ciertos casos que te contaré para que puedas resolver la causa de este problema y así ahorres un poco de tiempo al analizar la situación de tu empresa, de ser el caso.

El miedo al cambio de los miembros de los equipos de trabajo

El Asesor Comercial promedio considera que la información que tiene de sus clientes y proyectos es su principal activo. Por eso prefieren manejar de manera privada, sobre todo mientras se encuentra en las primeras fases de negociación y solo hasta que la probabilidad es alta, la enseña al interior de la empresa.

No es descabellado sentir este temor por la información recolectada, puesto que no es fácil conformar una buena base de datos, sin embargo está comprobado que la mejor manera de llegar a la efectividad en el trabajo en equipo y conocer como van todos. 

Esto no solo fomenta la sana competencia, sino que también permite analizar la gestión de cada uno: quién hizo qué, cuándo, a qué acuerdos llegaron, cómo mejorar, etc.

Al mismo tiempo, los miembros del equipo pueden sentir temor por un posible reemplazo por una “máquina” y no es así. El CRM solo funciona a partir de un equipo comercial constituido, lo que sí hará es automatizar varias tareas que ahorran trabajo a tu equipo y por ende tendrá mucho más tiempo para enfocarse en otras tareas. 

Todo depende de qué tanto te informes y cómo lo transmitas a tu equipo. La idea es que aprovechar todas las opciones que un software para la gestión de clientes les ofrece.

Compromiso de la dirección

Algunos suelen pensar que tener implementado un CRM, este hará todo el trabajo solo y créeme, no hay nada más alejado de la realidad. 

El CRM es solo una de las herramientas disponibles para la administración de ventas, por eso es necesario acompañarlo en los diferentes procesos y tener los roles claros en cada una de las etapas de venta. De esta forma se convertirá en parte de la operación diaria del negocio.

El uso de un CRM no puede presentarse al interior del negocio como una “carga de trabajo” más. Allí está el papel de los líderes y cargos como coordinadores o gerentes comerciales, pues son ellos quienes deben apropiarse de la herramienta en un 100%.

La idea es demostrar al equipo que se dejarán a un lado las típicas reuniones en las que se evalúan resultados y que solo servían para exponer las razones por las cuales no se lograron las metas. Con esta herramienta será diferente pues con los resultados en tiempo real, valores, número de prospectos captados y negocios creados, esos espacios quedarán en el pasado.

Todo se basa en cambiar una dinámica basada en el acompañamiento frecuente e incidir permanentemente en el logro de estas metas. Suena mucho mejor ¿verdad?

Nivel de complejidad del CRM

En muchas ocasiones, pensando en hacer más, se hace menos. Me refiero a las tareas robustas y complejas que hacen que el día a día del usuario del CRM encuentre excusas para no usarlo. 

La herramienta termina siendo dejada a un lado, en lugar de ser su prioridad en la planeación, por lo que termina extinguiéndose en la empresa por falta de uso y perdiendo la inversión.

Es frecuente encontrar expresiones en Asesores y Gerentes, en las que se utilizan en el CRM en términos de “Muy buena herramienta, pero quita mucho tiempo” o “Si fuera más sencilla, la usaría sin lugar a dudas”.

Hay que ser claros, la efectividad de un CRM no se logra de un día para otro, como muchas otras herramientas, se debe configurar para los objetivos que se quieren alcanzar y organizar para su uso correcto. Para que esto tenga frutos hay que aprender y entender todas sus funcionalidades.

La gran ventaja es que el tiempo invertido al iniciar con la herramienta se retribuirá en un futuro, es decir cuando todo ruede como lo esperas, solo tendrás que visualizar los resultados, analizarlos y mejorar tu estrategia en caso de ser necesario.

Socialización de la relación causa-efecto

Como todos los proyectos que se emprenden, siempre se debe realizar un proceso de seguimiento para entender los beneficios y los puntos a mejorar.

Sin este seguimiento, es difícil que algo se convierta en hábito en un equipo de trabajo. Si no se destacan los logros y se atienden los puntos que no funcionan bien en el proceso comercial, los usuarios pierden interés y foco, y vuelven a las prácticas habituales: Manejar sus negocios en agendas, teléfonos, cuadros de Excel, etc.

El mercado del CRM cada día crece más, las empresas de software de ventas están en la búsqueda de facilitar más opciones para las compañías a nivel mundial. Basta con encontrar la que se adapte a tus necesidades, por ello investiga qué tiene cada una y cómo te puede ayudar a escalar tu negocio.