Cuando se trata del manejo de la empresa, tanto gerentes como empleados agradecen que los procesos se lleven a cabo de la manera más fácil e intuitiva. De igual modo, los clientes son los primeros en reconocer y destacar a aquellos negocios que ejecutan todo de forma súper eficiente, lo que se traduce en una mejor atención y capacidad de resolución de problemas.
Si en nuestro día a día buscamos dispositivos que nos faciliten la vida y que sean sencillos de utilizar, no tiene por qué ser diferente en el área de trabajo. Para aligerar un poco el peso de los procesos administrativos en un negocio existen dos estrategias, la primera se basa en el Manejo de las Relaciones con el Cliente (CRM) y la segunda en los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).
En este artículo te contaremos cómo puedes combinar ambas estrategias y por qué necesitas de este dúo para optimizar la gestión de tu negocio y aumentar tus ventas.
¿Qué es CRM y ERP?
Ambos sistemas tienen como objetivo principal facilitar los procesos dentro de la empresa, pero se enfocan en elementos diferentes. Por ejemplo, un software CRM es una plataforma “Front Office” que integra funcionalidades específicas para gestionar las interacciones de tu empresa y el cliente, de manera que se produzca un aumento en las ventas. Entre sus funciones principales se encuentran:
- Registro de datos del cliente.
- Registro de llamadas, correos y mensajes intercambiados.
- Calendarios con recordatorios de reuniones o visitas.
- Acceso directo a llamadas y envío de correos desde el sistema.
- Elaboración automática de reportes e informes.
- Segmentación y clasificación de los clientes de acuerdo a sus características o actividad.
Por otro lado, el sistema ERP se enfoca en optimizar los procesos de la empresa y la comunicación a nivel interno, entre cada departamento y no directamente con relación al cliente. De este modo se considera un sistema “Back Office”, ya que no interactúa con clientes, sino que se dedica más bien a coordinar la dinámica interna de la compañía.
Estos sistemas recopilan toda la información generada por cada uno de los departamentos para centralizarse en un solo lugar. Entre sus funciones principales destacan:
- Manejo de inventarios.
- Recursos humanos.
- Gestión de suministros.
- Facilita la contabilidad.
- Incluye funciones de elaboración y envío de presupuestos y facturación.
- Permite gestionar pedidos.
- Facilita la comunicación entre empleados.
Podemos decir que ambas herramientas se complementan muy bien, ya que un sistema ERP te permitirá mejorar múltiples aspectos a nivel interno de la organización y un CRM te ayudará a mejorar la interacción con tus clientes, proveedores y toda figura que se relacione con tu marca.
Ventajas de Integrar un Sistema CRM y ERP
Es importante que al combinar ambas estrategias escojas plataformas que sean intuitivas y fáciles de manejar. No querrás tener a todo tu talento humano en un largo y tedioso proceso de aprendizaje para manejar el sistema. Esto más allá de beneficiarte puede ralentizar aún más tus procesos, así que asegúrate de que sea un software con interfaz amigable y muy fácil de entender en todos los niveles de la organización.
Una vez que tengas tu mejor opción a la mano, descubrirás que es mucho más cómodo trabajar de forma automatizada y que te sobra tiempo para dedicar a otros asuntos más importantes dentro de la empresa.
Si integras ambos sistemas, podrás comenzar a notar mejoras y beneficios en todos los niveles de tu empresa tales como:
- Acceso oportuno a toda la información: ambos sistemas se sincronizan para manejar una base de datos común en toda la empresa. Así es más fácil encontrar datos que generan y procesan otros departamentos en el momento indicado.
- Información disponible en todo momento: Todos los miembros de la empresa pueden consultar la información desde cualquier dispositivo de forma remota, siendo esto muy útil para resolver incidencias con clientes o proveedores en el menor tiempo posible.
- Datos centralizados y actualizados: La información se actualiza en tiempo real y está consolidada para evitar errores e información duplicada. Además, el hecho que la información esté en un solo lugar, mejora la comunicación e integración entre cada departamento.
- Visibilidad total de tu negocio: puedes hacer seguimiento a todos tus proyectos y a tus clientes. También es mucho más fácil identificar en qué etapa del proceso de compra están y definir un esquema de ventas hasta que el cliente finaliza la compra.
Esto es muy útil para aplicar medidas correctivas si identificas que un departamento está teniendo problemas con los clientes. Si descubres que existe una tendencia a perder clientes en una fase específica del proceso de compra, puedes investigar esta situación a fondo y solucionarla cuanto antes.
- Permite Segmentar a tus clientes: Esta combinación te da una ventaja para conocer el tipo de clientes que es más propenso a adquirir tus productos y servicios, permitiéndote diseñar propuestas adaptadas a cada perfil. De este modo puedes centrar tus esfuerzos en mejorar la relación con este tipo de clientes que generan mayor índice de ventas.
- Ahorras tiempo y esfuerzo: actividades que antes tenías que hacer de forma manual, ahora pueden realizarse de manera automática. Por ejemplo, el hecho de recopilar información sobre tus prospectos para identificar hábitos de consumo solía involucrar encuestas o llamadas telefónicas dedicadas únicamente a este tipo de estudios.
Con la integración de un CRM y ERP puedes recopilar esta información de forma automática o ingresar datos relevantes al sistema que el mismo utilizará para obtener conclusiones.
- Incrementa los beneficios de tu empresa: cuando un sistema CRM y ERP se fusionan, aumentan la eficiencia de los procesos internos y también la satisfacción al cliente. Esto solo puede traducirse en un incremento de las ventas, ya que tu compañía tendrá ahora mayor información disponible para tomar mejores decisiones.
Conclusión
La integración de los sistemas CRM y ERP toma lugar para ofrecer a los emprendedores las mayores ventajas de automatizar los procesos. No hay tiempo que perder en un mercado donde cada vez existe mayor competencia. La única forma de diferenciarse es ofrecer un valor añadido a través de un excelente servicio y un interés genuino por la satisfacción del cliente.
Esto solo se logra si reconocemos que cada consumidor tiene necesidades especiales. Sobre todo cuando dejamos de tratarlos como estadísticas y valoramos su elección de compra. Para ello un CRM y ERP transformarán datos demográficos, de actividad, interacción o de preferencias en información valiosa para tu empresa.
Ambos sistemas te ayudarán a construir planes de acción para cada situación y a mantener una visión panorámica tanto de lo que ocurre dentro de la empresa en todos los niveles, como de la relación con tus clientes.
