Ya tienes un CRM para tu equipo de ventas, pero todavía tienes dudas de cómo usarlo de la mejor manera posible. Piensas y piensas y sientes que no te está dando su máxima capacidad y realmente no sabes qué falta ¿Estamos describiendo exactamente lo que te pasa?

Bien dicen por ahí que el CRM está en el corazón de cada negocio en crecimiento y por ello las cifras de empresas que han adquirido una herramienta CRM en el 2019 aumentó del 56% al 74%, según súper Office.

Adicionalmente, ellos también afirman que el 74% de las personas que lo usan, dicen haber mejorado la gestión con sus clientes, pero ¿Qué pasa con el 26% restante? Puede ser que lo hayan adquirido y no lo usen, no lo necesitan o definitivamente no lo saben usar y si este último es tu caso, no te preocupes, aquí te daremos algunas claves súper efectivas para que ganes ventaja y te conviertas en un cinta negra de las ventas.

La lista de clientes

Todo equipo de ventas existe gracias a sus compradores: potenciales o fijos. Por eso, la lista de clientes es supremamente importante, pero estos contactos deben ser perfilados según tus intereses, que puedan estar potencialmente interesados en los productos o servicios. Esta lista, siempre se debe mantener actualizada y hay que enriquecerla constantemente.

Algunos optan por comprar bases de datos y así llegar a un público más amplio y esta es la peor idea que pueden llevar a cabo, pues puedes correr el riesgo de que pierdas el dinero en información errada o que ya no está vigente, tener datos de personas a quienes no les interesa tu producto o servicio y esto conlleva a perder la credibilidad de tu empresa.

Mi sugerencia es que empieces poco a poco a construir tu base de datos y la vayas subiendo con todos los detalles necesarios a tu CRM (nombre, empresa, correo, teléfono, website, ciudad, etc) trata de no omitir ningún detalle, así al momento de segmentar o realizar alguna tarea por algún dato en común, será mucho más sencillo.

Metas

Para medir la efectividad debes plantearte metas, pero deben ser racionales para que las puedas alcanzar, recuerda que estas metas deben ser datos clave que determinarán cómo va evolucionando (o decreciendo) el rendimiento de tu empresa.

Parte de los objetivos empresariales y luego ve centrando la estrategia a tu equipo comercial. Por ejemplo: ¿Cuántos prospectos quieres captar en el mes? ¿Con cuántos leads vas a tratar en el día? ¿Cuántas ventas harás en el mes? Esto te podrá ayudar a tener mejor manejo de tiempo y lograr así mayor efectividad.

Lo mejor de todo, es que desde el CRM puedes optimizar los resultados de tu equipo, ya que te permite ver el cumplimiento de estas metas en tiempo real mediante informes gráficos, así podrás reaccionar si vas lejos de tu objetivo o como sobrepasar para llevar la ventaja en el área.

Contacto

Crear empatía con el cliente es necesario, pues ya no basta con que el producto sea bueno. Sin embargo, es necesario tener un patrón o guión de llamada, de modo tal que sea más fácil la conversación.

Ejemplo: Presentarse, indicarle al cliente cuál es el motivo de la conversación telefónica, hacer preguntas clave sobre la empresa o persona para ofrecer lo adecuado a su perfil y tener respuestas determinadas ante preguntas o quejas frecuentes. Debes tener en cuenta que sea cual sea el medio por el cual te comuniques con la otra persona, debes ser muy cortés. Sin importar el tono o la reacción de la otra persona, debes comportarte de manera profesional.

Aprovecha las posibilidades que te dan las herramientas CRM hoy en día, pues desde tu dispositivo móvil y con una App adecuada, ya sea para dispositivos Android o iOS, puedes contactar a tus clientes o prospectos directamente al WhatsApp, correo electrónico o llamada, de esta forma ahorrarás tiempo y podrás utilizar los canales apropiados de acuerdo a tus necesidades.

Orden

Organiza tu lista de clientes y clasifícalos de acuerdo a la fase en que se encuentre, así sabrás cuáles son tus negocios, cuáles están por convertirse en compradores de tu marca y cuáles están renuentes y por qué. De esta manera, sabrás como manejar cada llamada de acuerdo al prospecto.

Si tienes más de un agente comercial en tu equipo puedes asignarles cierto tipo de clientes a cada uno. Puedes evaluar las habilidades de cada uno y a partir de ello distribuirlos.

Otra clave que puede hacerle sentido a tu estrategia de ventas es personalizar al máximo tu CRM, es decir, establecer un orden en el diseño de tus cotizaciones, nombrar tus etapas de venta, definir los campos que necesitas para captar información y descartar los que no, sin olvidar que lo ideal es hacerlo sencillo y que no se deban llenar muchos campos, etc.

E-mailing, tu mejor aliado 

Obtener los datos de potenciales clientes no vale nada si no hay seguimiento personalizado. El E-mailing es la mejor manera de mantener interés y convertir los leads que hemos conseguido con nuestro equipo de ventas y el CRM.

No olvides que una buena campaña de E-mail Marketing es un paso muy importante y lo mejor es que desde el CRM puedes automatizar el envío de estos de acuerdo a alguna acción en concreto.

Por ejemplo, si después de haber hablado con un posible cliente, marcas en tu CRM dicha actividad y automáticamente se enviará un correo diciendo ”Gracias por haber aceptado mi llamada. Te envío el portafolio de servicios como te lo mencioné” o cualquier mensaje que se adapte a tu negocio.

Tu guía 

Es importante que estés atento a todo, que demuestres tu presencia y que logres junto a tu equipo los mejores resultados posibles. Entiende cómo es el trabajo, entiende a tu equipo y haz que ellos te entiendan a ti, esto es clave para un mejor desarrollo.

El CRM se convierte en tu mejor aliado para hacer seguimiento a todo lo que está pasando al interior de tu equipo, todo va en tu capacidad analítica para tomar acciones a tiempo. A su vez, esa versión analítica que debes tener, se necesita en la visión externa, con los clientes, aliados y demás personas ajenas a tu empresa y que no pueden quedarse sin un seguimiento adecuado.

En resumen, el CRM te dará todas la alarmas que necesitas, tanto a nivel interno, como externo, pero finalmente eres tú quien delimita qué sucederá con lo que visualizas en él, por ello siempre es necesario hacer énfasis en que el CRM no va a funcionar si realmente no lo utilizas.

Para finalizar con esta primera parte te sugiero chequear cada uno de los puntos y autoevaluarse para corroborar qué debes mejorar en el uso de tu CRM y así obtener los resultados deseados. Ten en cuenta que estos son tips generales y que aplican a cualquier CRM, si alguno de los puntos no aplica en el que estás usando actualmente, te recomiendo cambiarlo a uno que se adapte a tus necesidades.